Под этим термином понимается некий перечень вещей, который в зависимости от задач, стоящих перед фирмой-экспонентом на выставке, и ее "фирменных стандартов" может уменьшаться либо увеличиваться…
Аналогичный термин: «Чемоданчик работника выставки», введен в употребление Стивом Миллером, в его книге, посвященной выставочному консалтингу: Как использовать торговые выставки с максимальным эффектом, М., «Довгань», 1998 г., с. 108.
Документы
Документация по выставке: копия (оригинал) Договора с Оргкомитетом; платежное поручение (если деньги переводились в последний момент); счета-фактуры и дополнительные документы, которые необходимо заверить печатью устроителя выставки.
Командировочное удостоверение стендиста
Прайсы, рекламные листовки
Каталоги
Заполненные счета на продукцию (возможно – с выставочной скидкой – см. раздел Виды скидок в программе "EXPO: 1001 Рекламоноситель")
Типовые Договора
Накладные
Карта города, где проходит выставка (в случае работы «на выезде»)
Деньги
Валюта страны пребывания
Мелочь для сдачи
Примечание: Деньги должны быть взяты из расчета, что за ряд услуг Оргкомитета выставки необходимо будет рассчитываться на месте, а также понадобится закупить ряд товаров у других экспонентов для фирмы прямо на выставке.
Информация, реклама и фирменный стиль
Визитные карточки (с избытком)
Бэджи сотрудников
Фирменная одежда
Сувениры
Расписание презентаций, графика присутствия специалистов и т.п.
Тара для рекламы (листовок, буклетов и т.п.)
Запасная надпись для фриза (иногда название фирмы написано неверно, либо может быть повреждено в ходе выставки)
Удобная обувь
Крем для обуви
Канцелярские принадлежности
Ножницы
Нож (лучше – т.н. «швейцарский»)
Новая записная книжка и/или бумага для записей
Прозрачный скотч
Недорогие авторучки (в избытке)
Пояснение: при проведении анкетирования нужно иметь огромное количество ручек - половину из них унесут, вторую сломают…
Степллер
Календарь
Оборудование и связь
Сотовый телефон и зарядное устройство к нему
Калькулятор
Электрошнур – удлинитель с несколькими розетками
Сетевой адаптер (для разных видов электрических розеток)
Фотоаппарат, диктофон (при необходимости)
Запасные детали, которые могут выйти из строя (например, электрические предохранители).
Электрочайник и /или кофеварка (при необходимости)
Примечание: У каждого ценного предмета, необходимого для повседневной работы (часы, фотоаппараты, диктофоны, видеокамеры, портативные компьютеры, калькуляторы и т.п.) должен быть назначен ответственный и эти предметы всегда после использования убираются на место – чтобы к ним не было свободного доступа «из прохода». Также не должны быть «в свободном доступе» и личные вещи сотрудников.
По возможности, дорогих вещей, «вводящих в искушение» на выставку целесообразно не брать. (См. также раздел: Профилактика воровства в программе "EXPO: 1001 Рекламоноситель", используемой и для целей выставочного консалтинга).
Питание и посуда (при необходимости)
Емкость с питьевой водой либо прохладительные напитки
Чай, кофе, сахар
Стаканы, чашки
Ложки-вилки
Открывашки для бутылок
Бокалы для вина и шампанского
Полотенца
Бумажные и/или матерчатые салфетки
Витамины для сотрудников
Сумка для питания и посуды
Примечание: если на стенде имеется холодильник, то его электропитание не должно отключаться в течение 24 часов.
Уборка стенда (ежедневная)
Несколько тряпок для очистки экспонатов и мебели от пыли и загрязнений
Пылесос
Тампон со спиртом либо стеклоочиститель (для протирания оборудования)