Как и любой другой компонент маркетинговых коммуникаций, выставка призвана решать конкретные задачи, результаты которых всегда должны быть согласованы со стратегическими целями фирмы.
Правильно сформулированные цели участия компании в выставке определяют общий успех. Ведь от них зависит все, начиная от количества сотрудников на стенде и заканчивая подведением итогов и анализом эффективности участия. Можно также говорить о том, что каждая поставленная цель должна иметь четкий механизм ее достижения, приводящий к определенному конечному результату, то есть то, что можно подсчитать или измерить. В качестве подобных результатов выступают:
визиты покупателей на Ваш стенд, количество совершенных покупок и проведенных переговоров, в результате которых была установлена обратная связь с покупателями или партнерами и др. Здесь вступает в силу известное правило бизнеса: если Вы не можете это измерить, Вы не можете этим управлять.
Выставка длится, как правило, 3-4 дня, но готовиться к ней необходимо задолго, минимум - за год. Лучшим помощником в этом деле может стать маркетинговый план подготовки к выставке. Ниже опубликован возможный вариант такого плана.
Срок: за 10 месяцев
Основные задачи :1. Подведение итогов предыдущей выставки: - количество контактов, «работающих» через два месяца после выставки
- число «выставочных» договоров и ожидаемая прибыль от их выполнения
2. Оценка эффективности предыдущей выставки
3. Принятие решения об участии в следующей выставке
Организационные вопросы: Подача заявки на участие, оформление документов
Стенд: Объявление тендера на разработку нового стенда среди дизайнерских и рекламных агентств
Срок: за 6 месяцев
Основные задачи : 1. Подготовка базы данных по желательным посетителям стенда:
партнеры по бизнесу (действующие и потенциальные)
представители отраслевых союзов, маркетинговых и рекламных агентств, СМИ и пр.
2. Подготовка технического задания на участие в выставке, указываются:
- цели участия
- методы и средства достижения целей
- порядок организации и план-график подготовки к выставке;
- распределение полномочий, обязанностей и ответственности между сотрудниками компании
- перечень необходимых рекламно-представительских материалов
Организационные вопросы: Поэтапная оплата счетов организатора
Стенд:1. Подведение итогов тендера
2. Размещение заказа на производство стенда
3. Изготовление средств наружной рекламы
Срок: за 3 месяца
Основные задачи Подготовка и печать приглашений (в типографии, тираж от 300 до 5000 экз.)
Организационные вопросы: Подготовка и изготовление рекламно-представительских материалов
Срок: за 2 месяца
Основные задачи Первая рассылка приглашений (по почте)
Стенд: Приемка стенда
Срок: за 1 месяц
Основные задачи1. Вторая рассылка приглашений - писем за подписью руководителя (по факсу и почте)
2. Подготовка пакета бизнес-предложений к выставке
Организационные вопросы: Привлечение временных специалистов для работы на стенде
Срок: за 2 недели
Основные задачи Обзвон партнеров, согласование времени посещения ими стенда
Организационные вопросы: Согласование вопросов участия с организаторами
Стенд: Согласование сроков и подготовка документов для завоза стенда
Срок: за неделю
Основные задачи 1. Повторный обзвон партнеров, подготовка плана-графика переговоров на стенде
2. Подготовка плана-графика работы специалистов компании на выставке с распределением полномочий, обязанности и ответственности
Организационные вопросы: Подготовка инструкций и инструктаж сотрудников
Стенд: Завоз и монтаж стенда и оборудования
Срок: выставка
Основные задачи Организация работы на стенде:
- обеспечение дежурств менеджеров нужной квалификации
- управление потоками посетителей (встреча, регистрация, распределение, обеспечение начала переговоров)
- заполнение бланков отчетности по каждому контакту
- проведение сопутствующих мероприятий (пром-акции, конкурсы и пр.)
Распространение рекламно-представительской продукции
Организационные вопросы: Обеспечение нормальной работы стенда и прведения мероприятий
Срок: через неделю
Основные задачи Подведение первых итогов:
- выполнение целей выставки
- общее количество контактов
- подготовка базы данных по посетителям стенда
- оценка работы сотрудников компании на выставке
- финансовые итоги (затраты и пр.)
- выводы и предложения по участию компании в выставках
Организационные вопросы: демонтаж, вывоз, складирование стенда и оборудования
Срок: через 2 месяца
Основные задачи Подведение итогов выставки
Статьи, пресс-релизы